Information zur Erhebung personenbezogener Daten
nach der DSGVO

für Mitglieder des Aufsichtsrates

 

Version:         25.05.2018

 

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Tätigkeit im Aufsichtsrat des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung entsprechend teilen wir Ihnen Folgendes mit:

 

I.          Datenverarbeiter

1.1         Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

 

Zentrum für Ernährung und Lebensmitteltechnologie gGmbH (ZELT)

Seestraße 7a, 17033 Neubrandenburg

Tel.:     +49 395 5694-100

E-Mail: info@zelt-nb.de

 

1.2         Name und Kontaktdaten des Vertreters in der EU nach Art. 27 DSGVO
(nur bei nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern)

trifft nicht zu

 

1.3         Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

 

Externer Datenschutzbeauftragter:

ECOVIS Grieger Mallison Rechtsanwälte PartG mbB
Rechtsanwalt Axel Keller / Rechtsanwältin Susann Harder

Am Campus 1 – 11, 18182 Rostock-Bentwisch

Tel.:     0381 – 649 210         
eMail:  dsb-nord@ecovis.com

web:    www.ecovis.com/datenschutzberater

 

II.         Verarbeitungsrahmen

2.1       Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Im Rahmen der Erfüllung unserer Aufgaben verarbeiten wir folgende Daten bzw. Kategorien von Daten von Aufsichtsratsmitgliedern:

Allgemein:

Anrede / Geschlecht
Name, Vorname
Adressdaten
Wohnadresse
Ausgeübter Beruf
Gegenwärtige Arbeitsstelle
Staatsangehörigkeit
Beginn / Beendigung der Mitgliedschaft im Aufsichtsrat
Geburtsdatum
Kontaktdaten (eMail, Telefon)
Daten zur Teilnahme an Aufsichtsratssitzungen (Protokolle)
andere Aufsichtsratsmandate

 

2.2       Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen.

 

2.3       Dauer der Speicherung der Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO besteht aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten bestehen oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist.

Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch länger gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.

 

 

 

2.4       Zwecke der Verarbeitung

                        Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten sind

-       die Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Aufsichtsrates, einschließlich der Kommunikation

-       Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung der Sitzungen des Aufsichtsrates

-       Gewährleistung der IT-Sicherheit (u. a. System- bzw. Plausibilitätstests) und der allgemeinen Sicherheit, u. a. Gebäude- und Anlagensicherheit, Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen wie auch ggf. durch Videoüberwachungen zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern.

 

2.5       Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies ist nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO dann der Fall, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist

a.    Sie haben uns ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;

b.    die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen;

c.    die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre lebenswichtigen Interessen   oder die einer anderen natürlichen Person zu schützen;

d.    die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Dies ist insbesondere dann zu berücksichtigen, wenn Sie noch nicht volljährig sind.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt daher in der Regel auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, weil die oben beschriebenen Zwecke der Datenverarbeitung im berechtigten Interesse unseres Unternehmens liegen.

Die Datenverarbeitung erfolgt daneben aber auch auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit Daten im Sinne von §§ 100 Abs. 2, 106 AktG betroffen sind.

Schließlich kann es vorkommen, dass wir die Datenverarbeitung auf eine von Ihnen freiwillig, informiert und unmissverständlich für einen konkreten Zweck abgegebene Einwilligung stützen. In diesem Fall informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Einwilligung gesondert.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

 

2.6       Berechtigte Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Als unsere berechtigten Interessen – bzw. die eines Dritten – kommen beispielsweise

a.    das Bestehen eines Rechtsverhältnisses zwischen uns;

b.    die Betrugsprävention;

c.    Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;

d.    Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen und

e.    interne Verwaltungszwecke, insbesondere der Austausch von Daten innerhalb unseres Unternehmens / unserer Unternehmensgruppe

in Betracht.

Insbesondere wird die Datenverarbeitung innerhalb unserer Unternehmensgruppe auf unser berechtigtes Interesse gestützt, die Arbeitsfähigkeit des Aufsichtsrats, insbesondere die Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung der Sitzungen des Aufsichtsrates und die Kommunikation der Gesellschaft mit den Mitgliedern ihres Aufsichtsrates sicherzustellen.

 

2.7       Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten besteht nicht.

 

 

2.8       Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten für einen Vertragsabschluss

trifft nicht zu

 

2.9       Sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Eine sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten besteht nicht.

 

2.10     Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung

Stellen Sie die erforderlichen Daten nicht bereit, so kann die Gesellschaft hinsichtlich der in den §§ 100 Abs. 2, 106 AktG genannten Daten ihre gesetzlichen Pflichten nicht erfüllen. Die Bestellung zum Mitglied des Aufsichtsrates kann deshalb nichtig sein.

Hinsichtlich der sonstigen Daten kann die Nichtbereitstellung der Daten die Arbeitsfähigkeit des Aufsichtsrates erheblich beeinträchtigen oder sogar unmöglich machen.

 

2.11     Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung  (einschließlich 

            Profiling)

Bei uns werden keine automatisierten Entscheidungsfindungssysteme eingesetzt.

 

III.        Weitergabe und Auslandsbezug

3.1       Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an Dritte weitergeleitet. Dies sind insbesondere:

Empfänger intern:	Empfänger extern:
-       Geschäftsführung -       Abteilungsleiter / Mitarbeiter -       Gesellschafterversammlung	-       eigene Rechtsvertreter -       Steuerberater -       Wirtschaftsprüfer -       Handelsregister -       Kreditinstitute -       Versicherungsunternehmen -       Externe Dienstleister (so genannte Auftragsverarbeiter)

Sonstige externe Dienstleister können beispielsweise solche in den Bereichen Wartung und Pflege der EDV-Systeme oder der Unternehmens-Webseite, Marketing oder auch Akten- und Datenträgervernichtung sein. Diese sind in der Regel Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO, so dass die Verarbeitung der Daten durch sie keine Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt.